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Tools im Projektmanagement-Alltag | 02/2017

«Diejenigen, die immer nur das Mögliche fordern, erreichen gar nichts. Diejenigen, die aber das Unmögliche fordern, erreichen wenigstens das Mögliche.»
(Michail Bakunin, russischer Revolutionär)

Als Projektleiter haben Sie eine fundierte Ausbildung im Projektmanagement erhalten. Sie kennen zum Beispiel die drei Kompetenzbereiche mit ihren 29 Kompetenzen der ICB 4.0/IPMA, die 47 Prozesse aus dem PMBok des PMI oder die 7 Grundprinzipien, die 7 Themen und die 7 Prozesse nach PRINCE2.

Bei der strukturieren Umsetzung der Methoden im Alltag stellt sich jedoch nun für Sie die Frage, ob es Software-Tools gibt, die Ihnen die Arbeit im Projektmanagement signifikant erleichtern.

Ihnen ist sehr wohl bewusst, dass solche Software-Tools nicht die eigentliche Herausforderung lösen, sondern tatsächlich nur als Hilfsmittel zur Unterstützung eingesetzt werden sollten.

Projektmanagement mit Microsoft Project

Eine am Markt etablierte und standardisierte Softwarelösung im Bereich des Projektmanagements kommt in diesem Fall von Microsoft.

Vielen Projektleitern ist Microsoft Project Standard/Professional bekannt. Ein sehr umfangreiches Tool, das seine Stärken in folgenden Bereichen hat:

  • Einfaches Anlegen von neuen Projekten
  • Erfassen von Arbeitspaketen/Vorgängen
  • Hinterlegen von Qualitätsmerkmalen zu Arbeitspaketen
  • Abbilden der zuvor definierten WBS (Work Breakdown Structure)
  • Erfassung von Arbeitspaketdauern
  • Hinterlegen der fachlichen Abhängigkeiten
  • Abbildung von vorgegebenen festen Termineinschränkungen
  • Terminkonflikterkennung
  • Adressatengerechte Visualisierungsmöglichkeiten der Terminplanung
  • Definition von unterschiedlichen Ressourcenarten (Arbeits-, Kosten- und Materialressourcen)
  • Ressourcenplanung unter Berücksichtigung von Kapazität, Dauer und Aufwand
  • Ressourcenkonflikterkennung
  • Hinterlegen einer Baseline
  • Fortschrittsverfolgung mittels diverser Fertigstellungsgrade, IST-Terminen und geleisteter/verbleibender Arbeit
  • Gegenüberstellung von SOLL-IST, PLAN-IST und SOLL-PLAN
  • Adressatengerechte Reportgenerierung

Diese Softwarelösung wird lokal auf jedem Projektleiter-PC installiert und generiert einzelne Dateien.

Sollte jedoch in einem Unternehmen das Bedürfnis nach einer projektübergreifenden Planung von Terminen und Ressourcen sowie dem dazugehörigen Reporting existieren, stösst man mit einer solchen Einzelplatzlösung schnell an Grenzen. Es bieten sich dann datenbankgestützte Tools, wie zum Beispiel Microsoft Project Server, an. Eine solche Lösung kann gehostet von Microsoft in der Cloud betrieben werden, aber auch lokal auf firmeninternen Servern.

Der Vorteil der serverbasierten Lösung liegt eindeutig im Multiprojektmanagement und in der ausgereiften Möglichkeit zum Projekt-Portfolio-Management. Projektbeteiligte können nahezu ausschliesslich mit ihrem Browser auf die projektrelevanten Daten zugreifen. Da es sich um eine Applikation im Umfeld von Microsoft SharePoint handelt, können alle Projektbeteiligten sehr effizient kollaborativ zusammenarbeiten. Insbesondere ein ausgefeiltes Pendenzenmanagement, ein projektbezogenes Dokumentenmanagement sowie ein Risikomanagement stechen hierbei hervor.

Alternative Projektmanagement-Tools

Alternativ bieten sich natürlich noch weitere Anbieter für Projektmanagement-Software an (subjektive Auswahl, nicht vollständig):

Terminplanung in MS Project

Diese Tools haben verschiedene Schwerpunkte und adressieren unterschiedliche Benutzergruppen. Somit ist es kaum möglich, hier entsprechende Empfehlungen auszusprechen.

Fazit

Es existiert eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools. Projektleiter und Ihre Teams sollten nicht nur fit in der Anwendung von etablierten Methoden des Projektmanagements sein, sondern auch eine fundierte Ausbildung in der jeweils eingesetzten Projektmanagement-Software haben. Ein Tool wie zum Beispiel Microsoft Project liefert bei der ersten Anwendung den Beteiligten sehr schnell ein Erfolgserlebnis. Jedoch stellt sich schnell heraus, dass bei allfälligen Anpassungen des Plans gute Kenntnisse der Software erforderlich sind. Investieren Sie in effiziente Tool-Ausbildung, um für alle Beteiligte den Nutzen der Software auch realisieren zu können.

«Gute Informationen sind schwer zu bekommen. Noch schwerer ist es, mit ihnen etwas anzufangen.»
(Sir Arthur Conan Doyle, britischer Schriftsteller)

Bleiben Sie interessiert.